Des conseils de gestion du temps pour les professionnels de la finance

Business / Economie

Le monde de la finance s’est transformé en un milieu de travail hautement concurrentiel. Bien qu’il n’y ait que 24 heures par jour, comme on dit, le temps, c’est de l’argent. Par conséquent, une gestion efficace du temps est un avantage concurrentiel pour tout professionnel des finances qui cherche à devenir plus productif et à gagner du temps de qualité en dehors du travail.

Cependant, il existe de nombreuses distractions qui peuvent vous garder au travail plus longtemps que nécessaire. Poursuivez votre lecture pour en apprendre davantage sur certaines de ces méthodes courantes de gestion du temps et découvrez un certain nombre de conseils qui vous permettront d’accomplir plus de travail en moins de temps.

Le trou noir

Il y a plusieurs pertes de temps qui peuvent réduire la productivité. Par exemple, les professionnels de la finance sont perpétuellement tentés par le multitâche. Supposons que vous êtes conseiller, et qu’un mercredi matin, entre 8 h 30 et 10 h, vous réussissez à accomplir ce qui suit :

  • Vous travaillez sur une feuille de calcul,
  • mais vous vous arrêtez après avoir été interrompu par l’arrivée de deux nouveaux courriels ;
  • vous envoyez ensuite six courriels d’affilée,
  • suivi par la vérification des photos de mariage d’un ami d’université sur Instagram ;
  • vous acceptez ensuite une invitation à une sortie sociale d’entreprise via un message Slack,
  • avant de répondre à deux appels inattendus de clients potentiels,
  • et finalement, vous êtes obligé de raccrocher brusquement lorsque votre responsable s’arrête pour vous rappeler que vous avez cinq minutes de retard pour la réunion du personnel.

Est-ce que cela ressemble à une matinée typique pour vous ? Si c’est le cas, et particulièrement si vous travaillez dans un environnement d’entreprise dynamique comme une société de capital-investissement ou une banque d’investissement, vous êtes probablement le moins performant par rapport à vos pairs.

Dans cinq ou dix ans, personne ne se souviendra de vous, ne se souciera de vous ou ne vous récompensera pour tout le travail que vous avez accompli. Le monde se serait-il soucié du fait que Thomas Jefferson ait fini de trafiquer beaucoup de papiers mais n’ait jamais participé à la rédaction de la Déclaration d’indépendance ? Il en va de même dans votre travail – votre organisation valorise le travail et les chefs-d’œuvre nécessaires, et non le travail occupé.

La Planification

Chaque dimanche après-midi, terminez la liste des choses que vous aurez à faire pour la semaine suivante, de préférence en utilisant une application ou un service Web qui synchronise l’ensemble de vos appareils. Mettez en évidence les éléments qui sont absolument essentiels à votre succès au travail et dans votre vie personnelle. Ceux qui ne sont pas surlignés sont probablement des choses que vous pouvez déléguer, retarder ou éviter complètement.

Dans le domaine des finances, les produits livrables essentiels comprennent les rapports ou les recherches qui doivent être exacts et soumis avant une date limite. Votre organisation est mieux servie si vous vous concentrez sur l’amélioration de la qualité de ces rapports, plutôt que de simplement faire un travail décent sur eux afin de libérer du temps pour des points non essentiels (comme répondre à des courriels de faible priorité ou participer à une réunion de longue haleine).

De même, dix minutes avant de quitter le travail chaque jour, terminez la liste des mesures à prendre le lendemain et numérotez-les par ordre d’importance et de priorité. Encore une fois, demandez-vous continuellement tout ce que vous n’avez pas vraiment besoin de faire, notamment les choses qui n’atteignent pas un certain seuil de productivité.

Le multitâche

Le succès dans le domaine des finances se résume à la capacité d’une personne à toujours livrer des résultats critiques et immédiats. Quels sont les points d’information et de données cruciaux sur lesquels vos directeurs financiers s’appuient ? Que pouvez-vous offrir pour aider votre organisation et/ou vos clients à gagner ? Cela implique-t-il la soumission en temps opportun d’un rapport d’audit, des calculs exacts de la valeur actualisée nette d’un projet proposé ou la garantie que les formules sur Excel mènent à des totaux globaux appropriés ?

En fin de compte, personne ne se soucie de tous les courriels que vous avez échangés, des réunions du club social auxquelles vous avez assisté ou du classement chronologique des dossiers dans votre classeur. Le multitâche empêche constamment les individus de donner le meilleur d’eux-mêmes sur les quelques livrables critiques que leurs employeurs attendent vraiment d’eux.

Commencez par les mesures importantes, difficiles, urgentes et de la plus haute valeur. Le succès dans le domaine de la finance peut impliquer la simplicité dans les méthodes d’approche de vos tâches. Cela peut sembler incroyablement simple pour un jeune diplômé bien instruit et non initié, mais faites une chose à la fois et ne vous arrêtez pas avant d’avoir terminé. Si vos tâches se rapportent à un projet à long terme, fractionnez-les en plusieurs étapes à plus court terme et terminez-les à l’avance. Comme Henry Ford l’a dit : « Rien n’est particulièrement difficile si on le divise en petits boulots. » Faire les choses du début à la fin élimine les inefficacités coûteuses parce que vous éviterez d’avoir à constamment recommencer et recalibrer sur des éléments différents et sans rapport.

Si vous consacrez trois heures par semaine à des tâches inutiles, cela représente environ 150 heures par an. Plus efficace car il consacre 150 heures de plus par an à des tâches plus sérieuses, votre associé à quelques bureaux de vous, bénéficiera probablement de promotions et d’augmentations de salaire que vous n’obtiendrez pas.

La boîte de réception

Votre boîte de réception est une perte de temps importante. Si la majorité de vos courriels ne sont pas liés à vos tâches immédiates, vous remplissez sporadiquement votre journée avec des informations erronées.

Pour éviter cela :
  • Fixez des heures prédéterminées pour la vérification de vos courriels et ne vérifiez pas votre boîte de réception plus de trois ou quatre fois par jour.
  • Créez un dossier après les heures normales de bureau pour les courriels que vous devriez recevoir, mais qui ne sont pas urgents. Ce dossier est particulièrement utile pour vous permettre de répondre à des demandes importantes qui peuvent attendre quelques jours ouvrables avant d’obtenir une réponse de votre part.
  • N’envoyez que les courriels les plus urgents durant votre journée de travail. Bien qu’il soit important de rester à jour au sein de votre groupe, une grande partie de votre temps peut être gaspillée par des collègues inexpérimentés ou moins disciplinés qui inondent votre boîte de réception avec des messages non pertinents. Vous pouvez réduire ces types de courriels en ne répondant pas à ceux qui ne sont pas liés au travail.
  • Videz votre boîte de réception avant de quitter votre travail. Vous pouvez accomplir cela en créant des dossiers liés au projet dans lesquels vous pouvez stocker des courriels liés à des problèmes spécifiques. Garder votre boîte de réception vide vous fait gagner du temps en éliminant les messages non essentiels de votre attention. Si des éléments nécessitent absolument votre attention dans les prochaines heures ou le lendemain, placez-les dans un dossier urgent.

Autres conseils pour gagner du temps

Gardez une trace du temps que vous perdez vraiment

Créez une feuille de calcul simple qui vous permet d’entrer le temps estimé que vous avez perdu sur des sujets triviaux. Faites-le sur une base quotidienne. Au fur et à mesure que vous développerez et maintiendrez cette habitude, vous vous entraînerez à reconnaître les choses sans importance lorsque vous les rencontrerez.

Traiter les documents papier une seule fois

Une fois qu’elles sont traitées, vous pouvez les classer, les soumettre ou vous en débarrasser.

Message direct à vos collègues

Se promener dans votre bureau ou d’un service à l’autre peut vous coûter quelques heures par semaine – et nous savons combien cela coûte cher sur une base annuelle. À moins qu’il ne s’agisse d’une question importante ou compliquée, l’utilisation de messages directs par le biais d’un système de messagerie d’entreprise ou d’un service Web approuvé est souvent un moyen plus efficace d’obtenir rapidement des réponses à une foule de questions.

Savoir où tout se trouve à tout moment

Cela comprend l’information électronique et l’information sur papier. Si vous tenez à votre temps, ne le gaspillez pas à chercher des choses.

Séparez vos tâches en quatre catégories

  • Urgents et importants : tels que les rapports financiers et comptables avec des délais stricts et proches.
  • Peu urgent et important : comme le réseautage au sein de votre groupe financier, les cours de formation, etc.
  • Urgent et sans importance : comme les messages sporadiques de votre boîte de réception et les « dates limites d’inscription » pour les réunions de club.
  • Peu urgent et sans importance : comme des conversations de dix minutes par le distributeur automatique, le contrôle du football fantastique, etc.

Déléguez, déléguez, déléguez

C’est ce qui vous séparera de la meute à mesure que vous progresserez dans l’organisation. Gérer des tâches que vous seul pouvez exécuter. Au fur et à mesure que vous perfectionnerez vos compétences en gestion du temps, vous aurez bientôt des subordonnés directs qui vous seront assignés. Attribuez autant que possible des tâches que vous n’avez pas besoin de faire vous-même. Vous ne devriez faire que les choses qui requièrent absolument votre attention ou votre expertise.

Gérez votre personnalité

Les professionnels des finances devraient posséder des compétences en gestion du temps, mais ils devraient aussi avoir des relations et de la bienveillance avec leurs collègues internes et avec la communauté externe. Si vous vous concentrez exclusivement sur le temps, vous risquez de paraître agressif, ce qui déconcertera beaucoup de gens autour de vous, y compris dans un contexte de développement social et commercial. Si vous n’y faites pas attention, vous vous ferez passer pour le gourou de la gestion du temps, mais vous n’aurez pas du tout conscience de cette étiquette « d’idiot social » sur votre front.

Les compétences en communication, en leadership et en développement des affaires sont tout aussi importantes que les compétences en gestion du temps. Au fur et à mesure que les professionnels de la finance progressent dans leur carrière, les compétences en gestion du temps ne suffiront plus à elles seules pour les aider à atteindre le prochain niveau.

Résumé de l’essentiel

Si vous valorisez votre vie, alors vous valorisez votre temps. La vie professionnelle est un sous-élément de l’ensemble de votre vie – le niveau de contribution et de service que vous pouvez offrir aux autres dépend de votre capacité à tirer le meilleur parti du temps limité qui vous est alloué. N’oubliez pas : Il s’agit des choses importantes que votre employeur attend de vous à cet égard. Votre employeur ne se souciera pas vraiment de tout le reste, et vous non plus.